表示と保存は、同じ機能ではない
MicrosoftのTeams向け案内では、ライブキャプションは会議中の字幕で、保存されないとされています。一方、文字起こしは会議後に読む記録として扱われ、利用できるかどうかには管理者のポリシーも関わります。
使うサービスが異なれば機能や条件も違います。自分たちの環境で、当日表示する文字、録画、保存する文字起こしを別々の項目にして確認します。字幕をオンにする案内だけで、復習用の記録まで用意できたとはしません。
当日の画面で、読めるかを見る
講師と担当者だけでなく、受講者側の画面でも字幕の表示を試します。資料を共有しているときに文字を追えるか、使う端末で見つけられるかを確認します。機能を利用したい人が、研修中に設定場所を探し続けないための準備です。
専門用語や略語が多い研修なら、重要な語を事前資料にも書いておく方法があります。自動で表示された文字が正しいかを、その場の参加者だけに判断させないようにします。日時や数値など、誤読すると困る情報は画面や配布資料でも明示できます。
必要な支援は字幕だけとは限りません。資料を先に読む方法、質問を文字で送る方法など、希望する参加方法を事前に相談できる窓口を用意します。本人の事情を全員の前で説明してもらう必要はありません。
残す記録は、別の準備をする
録画や文字起こしを残す場合は、参加者への案内、閲覧できる人、保存先、保存期間を職場のルールに沿って決めます。字幕を希望したことを、発言の記録や広い共有への同意と扱わないようにします。
研修後は、実際の受講者の権限で記録を開けるかを確かめます。文字起こしを教材として配るなら、重要な用語や説明の誤りを確認し、修正した資料の所在を知らせます。生成された文字を、確認済みの講義内容と同じにしないためです。
案内文には、当日の字幕の使い方と、後日の資料の受け取り方を分けて書けます。それぞれの準備が整ったことを確かめてから伝えると、参加者も自分の学び方を予定できます。