案内文を、やさしい日本語へ

一文に入れる内容を減らす

葛飾区のやさしい日本語の案内では、一文に伝える内容を一つにすること、敬語を簡単な表現にすること、曖昧にせず伝えることなどが紹介されています。書く際のふりがなや分かち書き、写真などの補助も挙げられています。

職場で応用するなら、まず何を知らせる文章かを決めます。参加日時、場所、持ち物、欠席の連絡を一つの長い段落に詰めず、行動ごとに分けます。情報を削って意味を変えるのではなく、必要な条件を見つけやすくする作業です。

会社の言葉も、確かめ直す

説明用に「資料をご一読のうえ、所定の会場へお越しください」という案内を考えます。何という資料を読むか、会場はどこかが分からなければ、言葉を簡単にしても行動できません。資料名と場所を確かめてから、短い文に分けて案内します。

略語や社内独自の呼び方は、日本語の能力とは別に知らない場合があります。「いつもの会議室」と書かず、表示されている部屋の名前や場所を示すなど、初めて参加する人もたどれる言葉に直します。

ただし、正式な制度名や資料名を別の名前へ置き換えすぎると、実際の表示を探せなくなることがあります。必要な名前は残し、その意味を短く添える方法を選べます。どの言葉を残すかは、使う場面から考えます。

伝わる方法を、本人と選ぶ

やさしい日本語で書けば、誰にでも同じように伝わるとは限りません。読むことと聞くことの得意さも人によって違います。翻訳や通訳、図による説明など、本人が使いやすい方法を確認します。

見てもらうときは「分かりましたか」だけで終えず、日時や持ち物を案内のどこで確認できるかを一緒に見ます。誤りがあれば本人の不足と決める前に、文の条件や参照先が明確かを見直します。

文章を簡単にしても、相手を子ども扱いする必要はありません。仕事を担う同僚への敬意を保ちながら、必要な情報を具体的に伝える書き方を選びます。