図の名前だけでは足りないとき
Microsoftの代替テキストの案内は、画像の内容と目的を簡潔に伝えることを勧めています。図表についても、単に棒グラフなどの種類を述べるだけでなく、図が伝えている情報を説明する考え方を示しています。
研修資料なら、まずその図で何を理解してほしいかを一文で書いてみます。装飾として置いた写真なのか、業務の分岐を学ぶ図なのかで、必要な説明は変わります。画像のファイル名をそのまま説明に使うだけでは、内容は伝わりません。
分かれ道を、順番に言葉にする
説明用に、申請を受け取り、記入が足りなければ差し戻し、そろっていれば確認担当へ渡す図を考えます。「申請フロー図」とだけ書くより、入口、分岐の条件、それぞれの行き先を短く説明できます。実際の制度の手順ではなく、説明の作り方を考える例です。
詳しい手順まで一つの欄へ詰め込むと、読み上げを聞く場合にも長くなります。図の要点は短く示し、詳細は本文の見出しや手順に置くなど、情報の置き方を整えます。図の説明と本文で、順番や条件が食い違っていないかも見ます。
自動生成された説明がある場合は、図の意図と照らします。四角や矢印の見た目を列挙していても、研修で学びたい分岐を説明しているとは限りません。人が読んで直す工程を、教材の内容確認に含めます。
配る形式で、読み方を確かめる
編集画面で説明を付けたら、受講者へ配る形式でも確認します。ファイルを変換した後に情報が残っているか、本文と図の説明をどの順で読めるかを、利用する機能や支援技術で確かめます。入力欄が埋まったことだけを完成の基準にしません。
講師の話し方も合わせて見直せます。「赤い方」「右の箱」だけに頼らず、項目名と条件を言葉にします。説明を付ける作業は、資料の情報を別の方法でも受け取れるようにする準備です。
図が伝えるべき内容を言語化すると、図に条件が抜けていたことに気付く場合もあります。そのときは文章だけで補うのでなく、図そのものも直し、同じ内容が伝わる教材に整えます。